Der Bund hat seine neue Strategie für die digitale Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung veröffentlicht. Warum diese das GEVER Verständnis grundsätzlich ändert und Gemeinden kurzfristig trotzdem nicht zu Nachahmern werden, erläutert Dominik Sievi im Gespräch GEVER Quo Vadis mit Bruno Wildhaber vom krm.
Zusammenfassung
Das klassische GEVER (Elektronische Geschäftsverwaltung) wird üblicherweise in 3 Bereiche unterteilt: Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Das bald 15 Jahre alte Konzept stösst zunehmend auf Kritik aufgrund ineffizienter Prozesse, gescheiterten Projekten und mangelnder Balance zwischen Informations- und Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Archivierung sowie effizientem Arbeiten.
Die neue GEVER-Strategie verabschiedet sich von der Idee eines zentralen Systems. Stattdessen setzt sie auf acht Fähigkeiten, die ein flexibles, konformes Informationsmanagement ermöglichen. Die Mitarbeitenden sollen das beste Tool für ihren Tätigkeitsbereich nutzen (Best of Breed), wobei geschäftsrelevante Informationen als Kopien in den Records Management Informationen gespeichert werden. So können Unterlagen in den produktiven Systemen gelöscht werden, sobald diese nicht mehr benötigt werden.
Diese Strategie ist langfristig ausgelegt und erfordert enge Zusammenarbeit zwischen IT und Records Management. Während der Bund diese komplexe Architektur umsetzen kann, ist sie für viele Kantone und Gemeinden zu anspruchsvoll. Diese stehen vor der Entscheidung, ob sie am bisherigen Modell festhalten, dem Bund folgen oder eigene Wege gehen.
Der Lösungsmarkt wird sich stark verändern: Standardisierte Schnittstellen, Automatisierung und der Einsatz von KI rücken in den Fokus. Bestehende Anbieter werden ihre Lösungen anpassen, während neue Anbieter spezialisierte Fähigkeiten entwickeln könnten.
